Сущность

Действующим законодательством РФ установлена ответственность руководства предприятий, учреждений, организаций за правильность ведения бухгалтерской отчётности. Также предусмотрены следующие варианты реализации бухучёта:

1.      Личное ведение бухгалтерского учёта.

2.      Введение штатной должности бухгалтера.

3.      Передача бухгалтерских обязанностей на основе договора бухгалтеру-специалисту, централизованной бухгалтерии или профессиональной организации.

4.      Создание бухгалтерской службы, возглавляемой главным бухгалтером, в виде структурного подразделения.

Для индивидуальных предпринимателей и представителей малого бизнеса, которые не нуждаются в штатной должности главного бухгалтера или не могут себе её позволить, наиболее подходит третий вариант организации бухгалтерского учёта.

Данный вид организации бухучёта называется бухгалтерским аутсорсингом. Под ним подразумевается передача непрофильных функций предприятия на договорной основе внешним исполнителям, которые специализируются на выполнении определённых видов услуг. За счёт перехода на аутсорсинг и привлечения внешних ресурсов аутсорсера или специализированной организации происходит сокращение денежных и временных издержек по ведению бухгалтерского учёта. Это явление достигается за счёт эффекта масштаба - аутсорсинговая компания ведёт, как правило, несколько предприятий, что позволяет уменьшать долю условно-постоянных затрат на клиента и, следовательно, полную стоимость услуг данной компании.

Ниже рассмотрим основные достоинства и недостатки данного способа ведения учёта.

Преимущества

Обычно список преимуществ данной системы ведения учёта составляется по возможности их нивелирования следующих статей:

- расходов на заработную плату для отдела бухгалтерии или бухгалтера;

- отчислений из фонда данной заработной платы;

- оснащения рабочих мест бухгалтеров;

- расходов на канцелярские принадлежности и т. п.;

 - расходов на курсы повышения квалификации;

- расходов на приобретение справочной и специализированной литературы по бухучёту;

- расходов на приобретение, установки и обслуживания специализированного программного обеспечения.

Кроме того, услуги аутсорсинговой фирмы избавляют предприятие от вопросов, связанных с решением трудовых споров, исполнением норм трудового законодательства, болезнями, уходом в отпуск и увольнением бухгалтеров. При переходе на услуги аутсорсинга появляется возможность возмещения неустоек и штрафов за некорректное или неправильное ведение учёта за счёт фирмы-аутсорсера. При наличии штатного бухгалтера подобные вычеты из его зарплаты практически не применяются. Примечательно, что услуги специализированных фирм стоят в несколько раз меньше, чем составляет зарплата бухгалтера в штате предприятия. За эту сумму вы получаете услуги сразу нескольких квалифицированных специалистов.

Недостатки

При переходе на аутсорсинговую форму ведения учёта возможно появление следующих негативных моментов:

- отсутствие специалистов в аутсорсинговой компании в том виде деятельности, которую осуществляет заказчик;

- недостаточный контроль деятельности аутсорсинговых фирм;

- возможность разглашения внутрифирменной конфиденциальной информации;

- потеря оперативности в учёте для компаний с большим объёмом хозяйственных операций.

Заключение договора

Вышеперечисленные недостатки можно свести на нет путём внесения соответствующих пунктов в условия договора на ведение бухгалтерского учёта.

Этот документ - разновидность договоров по возмездному оказанию услуг. В соответствии с Гражданским кодексом РФ, в нём указывается перечень услуг, порядок ответственности и обязанности заказчика и аутсорсинговой фирмы или аутсорсера. 

В число основных пунктов договора необходимо включить:

- составление и сдачу бухгалтерской и налоговой отчётности;

- сохранение конфиденциальности полученной информации;

- предоставление в объёмы и сроки, установленные законодательством, всех отчётов и сведений в органы внебюджетных фондов и налоговые органы;

- предъявление разъяснений налоговым органам по вопросам бухучета предприятия-заказчика;

- компенсацию аутсорсинговой компанией штрафных санкций, штрафов за некорректное ил неправильное ведение бухгалтерского учёта, неверно указанные суммы налогов и т.д.

Исключением является ситуация, когда штрафы начисляются по вине заказчика в случае несвоевременного предоставления первичной документации, отказа от уплаты налогов и других обязательных условий, предусмотренных законодательством.

- предоставление заказчику своевременных данных касательно всех изменений в законодательстве по вопросам налогообложении и учёта, затрагивающих интересы заказчика;

- иные требования, которые обеспечивают своевременность, непрерывность, полноту и непротиворечивость ведения бухгалтерского учёта фирмы-заказчика. 

Определение объёма работы

Важным пунктом договора на проведение аутсорсинговых услуг является определение их перечня и объёма работ, которые будет выполнять организация-аутсорсер. Это могут быть отдельные работы по ведению учёта или комплексные услуги, работы могут носить разовый характер или выполняться на постоянной основе.

В общий список услуг компании-аутсорсера входит:

1. Организация учёта, включая разработку документации в соответствии с требованиями текущего законодательства и рода деятельности заказчика;

- учетная политика фирмы для целей налогообложения и бухучёта;

- положение о порядке расходования денежных средств и порядке учёта на представительские цели и оплату мобильной связи;

- договоры о материальной ответственности заказчика и исполнителя;

- проекты приказа об установлении лимита на остаток в кассе;

-договоры о материальной ответственности;

- иные документы.

2. Ведение финансово-хозяйственных операций заказчика при помощи автоматизированного программного обеспечения 1С, и в том числе:

- ведение синтетического и аналитического учёта;

- составление регистров налогового и бухгалтерского учёта;

- учёт фиксированных активов;

- начисление налоговых и других обязательных платежей в соответствии с требованиями законодательства;

- проверка наличия первичных документов, а также их соответствие требованиям законодательства;

- оформление полученной первичной документации, её отражение в налоговом и бухгалтерском учёте. Исходя из планируемого объёма работ, определяются виды первичных документов, которые предоставляются аутсорсеру, и частота его выезда в офис или представительство заказчика для сбора данной информации.

- предоставление расчёта чистых активов и бухгалтерского баланса по требованию заказчика;

- подготовка к оплате платёжных поручений;

- оплата начисленных налогов и других обязательных платежей от имени и за счёт клиента;

- ведение и обработка кассовых, банковских операций, расчётов с подотчётными лицами, поставщиками и покупателями, обработка кадровых документов и банковских выписок;

- вычисление заработной платы.

3. Ведение и оформление налогового учета:

- заполнение налоговой отчетности в электронном виде, её сдача в налоговые органы и органы внебюджетных фондов;

- установление и техническое сопровождение ПО для электронного оформления и сдачи отчётности.

Определение стоимости услуг

Стоимость аутсорсинговых услуг определяется исходя из объёма работ по ведению учёта. Денежное вознаграждение аутсорсеру выплачивается раз в месяц, квартал или год, это оговаривается в договоре. При расчёте конечной суммы вознаграждения учитывается:

1.      Объём хозяйственных операций заказчика.

2.      Его режим налогообложения.

Как правило, в договоре указывается усреднённая сумма оплаты услуг, которую можно пересматривать раз в квартал, полугодие или год.